Datenschutzinformation für Geschäftspartner

Information nach Art. 13 und 14 DSGVO für Kunden, Interessenten, Lieferanten und Dienstleister · Stand: 24. Oktober 2026

Diese Information richtet sich an die natürlichen Personen, die für unsere Geschäftspartner handeln – Ansprechpartner, Vertretungsberechtigte und Beschäftigte – sowie an Geschäftspartner, die Einzelunternehmer sind. Für Bestellungen in unserem Online-Shop gilt ergänzend die Datenschutzerklärung unter shekaforestcoffee.de.

1. Verantwortlicher

Sheka Trade UG (haftungsbeschränkt), Schulring 10, 38173 Dettum, Deutschland. Telefon: +49 173 7893216, E-Mail: info@shekatrade.de. Geschäftsführer: Marcel Cirulli, Leon Ghotra. Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen nicht vorliegen.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Stammdaten des Unternehmens sowie Name, Funktion, Abteilung, dienstliche Telefonnummer und E-Mail-Adresse der Ansprechpartner
Vertrags- und Abwicklungsdaten: Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Liefer- und Rechnungsdaten, Zahlungsverhalten, Reklamationen, Muster- und Cupping-Protokolle
Zahlungs- und Bankdaten sowie Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Kommunikationsdaten: E-Mail-Verkehr, Gesprächsnotizen, Besuchs- und Messekontakte, Einträge in unserem CRM
Bonitäts- und Legitimationsdaten, soweit wir sie im Einzelfall erheben (Handelsregisterauszug, Auskunft einer Wirtschaftsauskunftei)

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Zweck	Rechtsgrundlage
Anbahnung und Durchführung von Verträgen, Lieferung, Rechnungsstellung, Reklamationsbearbeitung	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen); bei Ansprechpartnern juristischer Personen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Pflege der Geschäftsbeziehung, Kundenbetreuung, Muster- und Produktinformationen, CRM, Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen, Betrugs- und Zahlungsausfallprävention	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an einer geordneten und wirtschaftlich abgesicherten Geschäftsbeziehung
Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung, Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln, Pflichten aus der Entwaldungsverordnung (EU) 2023/1115, Verbrauchsteuerrecht	Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit §§ 238, 257 HGB, §§ 140 ff., 147 AO, Art. 18 VO (EG) Nr. 178/2002
Werbliche Ansprache per E-Mail außerhalb einer bestehenden Geschäftsbeziehung, Newsletter	Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung, jederzeit für die Zukunft widerrufbar

4. Herkunft der Daten

Wir erhalten die Daten in der Regel unmittelbar von Ihnen oder von dem Unternehmen, für das Sie tätig sind. Bei der Neukundenansprache stammen Kontaktdaten daneben aus öffentlich zugänglichen Quellen, insbesondere aus Unternehmenswebsites, Branchenverzeichnissen, Messeauftritten und beruflichen Netzwerken (Art. 14 DSGVO).

5. Empfänger

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen Zugang, die die Daten zur Erfüllung der genannten Zwecke benötigen. Darüber hinaus geben wir Daten weiter an: Lagerhalter und Speditionen zur Abwicklung der Lieferung (unter anderem Kaffeelager Vollers, Hamburg, sowie beauftragte Frachtführer und Paketdienstleister), unseren Lohnröster, Zahlungsdienstleister und Kreditinstitute, unseren Steuerberater und Abschlussprüfer, IT- und Softwaredienstleister als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO (Buchhaltung: Lexware Office; Kommunikation und Dateiablage: Microsoft 365), Wirtschaftsauskunfteien bei Lieferung auf Rechnung, Rechtsanwälte und Inkassodienstleister zur Rechtsverfolgung sowie Behörden, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (insbesondere Finanzamt, Hauptzollamt und Lebensmittelüberwachung).

Tritt der Verkäufer Kaufpreisforderungen zu Finanzierungszwecken an ein Kreditinstitut ab, erhält dieses die zur Prüfung und Durchsetzung der Forderung erforderlichen Vertrags-, Liefer- und Rechnungsdaten.

6. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU und des EWR findet nur in zwei Fällen statt. Erstens gegenüber unseren Partnern in Äthiopien, soweit dies für die Abwicklung einer konkreten Lieferung oder für Ursprungs- und Sorgfaltsnachweise erforderlich ist. Übermittelt werden dabei regelmäßig nur die Angaben der handelnden Ansprechpartner sowie Liefer- und Chargendaten. Wir stützen diese Übermittlungen auf Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO. Zweitens, soweit die von uns eingesetzten IT-Dienstleister Daten außerhalb der EU verarbeiten; diese Anbieter stützen solche Verarbeitungen auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

7. Speicherdauer

Wir speichern die Daten, solange die Geschäftsbeziehung besteht, und darüber hinaus für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen – in der Regel sechs beziehungsweise zehn Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem der jeweilige Vorgang abgeschlossen wurde (§ 257 HGB, § 147 AO). Daten, die wir zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen benötigen, bewahren wir bis zum Ablauf der jeweiligen Verjährungsfristen auf. Kontaktdaten aus der Neukundenansprache löschen wir, sobald erkennbar ist, dass kein Interesse an einer Geschäftsbeziehung besteht.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dafür an info@shekatrade.de.

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO: Soweit wir Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeiten, können Sie der Verarbeitung aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Gegen die Verarbeitung zum Zweck der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen; wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr zu diesem Zweck.

Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, für uns: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Postfach 221, 30002 Hannover (Besucheranschrift: Prinzenstraße 5, 30159 Hannover).

9. Erforderlichkeit der Bereitstellung

Die Bereitstellung der Daten ist für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags erforderlich. Ohne sie können wir Angebote, Lieferungen und Rechnungen nicht abwickeln.

10. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Bonitätsauskünfte werten wir im Einzelfall manuell aus.